Písemné prohlášení je jedním ze způsobů komunikace se vším, co k tomu patří. Vypovídá o vaší odbornosti, férovosti, vstřícnosti. Druhá strana bude mít tendenci si dělat úsudek o další možné spolupráci na základě toho, jak komunikace zapůsobí.
Začněme zajímavým českým slovem „dobrozdání“. Občas se používá a mně zní příjemně – snad právě díky jeho elegantní staromódnosti. Problémem už je trochu jeho význam, který každý může chápat trochu jinak a jeho nemodernost. Každopádně když chce někdo „dobrozdání“, jde mu většinou o jedinou věc a to je přesunout odpovědnost za něco na někoho konkrétního. Je tedy silně doporučeno tyto dokumenty koncipovat správně, protože v případě problému mohou jasně určovat, kdo je vinen a náklady mu jdou k tíži.
Pro lepší orientaci uvedu několik příkladů, co se dá kdy použít.
1/ Prohlášení sestavená podle daných pravidel (zákona)
Sem patří zejména Prohlášení o shodě a Prohlášení o vlastnostech. Co a jak se má uvést, je jasně dáno. Jakékoliv kreativita je nežádoucí, pokud nepočítám grafickou úpravu. Těmito prohlášeními se zavazujete komukoliv, že každý dodaný výrobek bude splňovat citované normy (a bude mít slíbené parametry).
2/ Prohlášení slibující
Chytrému zákazníkovi nestačí ústní slib obchodníka, ale chce potvrzení na papír. Například, že výrobek má nějakou vlastnost (kterou neřeší norma) nebo jaká je jeho minimální životnost. Takové prohlášení není těžké sestavit, ale je potřeba se zamyslet nad podmínkami, za kterých prohlašovaná skutečnost platí. Nikdy asi nedokážeme postihnout všechny možné eventuality, ale je dobré uvést rizika, o kterých víme a která jsou reálná. Abychom si z přehnané vstřícnosti tzv. nenaběhli na vidle.
Příklad: „Prohlašujeme, že životnost dodané geotextilie je minimálně 15 let za předpokladu, že je zakryta minimálně do 1 týdne a pH zeminy je 4-9.“ Je velmi důležité použít slovo „minimálně“, protože pod tím si každý umí představit třeba 30 let, i když to nemusí být reálné. To je hra s emocemi a slovy. Takové prohlášení potom udělá slušný dojem, přičemž jsme si nechali zadní vrátka v podobě požadovaných podmínek a hlavně jsme nedefinovali slovo „životnost“. To totiž může znamenat, že textilie bude mít stejné vlastnosti a podle jiného výkladu, že nebude vyloženě rozpadlá. (Kdybych byl na straně odběratele, tak bych tlačil na slib konkrétní vlastnosti po dané době.)
3/ Prohlášení potvrzující
Jelikož slovo „potvrzení“ konotuje úřední postupy, používáme v praxi raději opět „prohlášení“. Zde něco někomu potvrzujeme. Klasický příklad nastává, kdy investor má pochyby ohledně způsobu instalace výrobku a chce potvrzení od výrobce, že je to v pořádku. Takové prohlášení může vypadat asi takto: „Prohlašujeme, že tento… způsob zabudování je pro výrobek vhodný a při správném provedení jsou zaručeny deklarované vlastnosti výrobku.“ Pak je potřeba se zamyslet, jestli je jasné, jak to správné provedení vypadá anebo je to nestandardní věc, kterou je třeba podrobně popsat. Jinak to může být zcela na vodě a tedy k ničemu.
4/ Prohlášení o zřeknutí se něčeho (tzv. „disclaimer“)
Toto je asi nejtěžší disciplína, protože se musíme ve věci dobře vyznat, abychom z ní mohli elegantně vykličkovat. Za prvé musíme zvolit nějaký neutrální název dokumentu. Ideální je „Prohlášení výrobce“ nebo „Prohlášení dodavatele“. Potom je to už jen o vaší logice a strategii, co sdělíte.
Příklad 1: „Prohlášení výrobce: Výrobek nepodléhá posouzení shody ve smyslu zákona 22/1997 Sb. v platném znění. Prohlášení o shodě se tedy nevystavuje. Výrobek je určen pro použití jako… a v souladu se zákonem č. 102/2001 Sb. je za běžných nebo rozumně předvídatelných podmínek bezpečný. Technické informace pro návrh, montáž a logistiku jsou uvedeny v technickém listu výrobku.“ Pokud oznamujete nějakou „negativní“ informaci, je dobré připojit nějakou pozitivní, kterou naznačujete druhé straně vstřícnost. Dokument by neměl vyznít jako čisté odmítnutí. Pokud se odkazuji na technický list, přiložím jej k Prohlášení. Druhá strana to ocení a to se počítá.
Pokud dokument korektně ozdobíte odkazem na relevantní a platné zákony, tak je image profesionála zaručena. Nikdy ale necitujte zákony a normy, pokud nevíte přesně, o čem pojednávají. Pravděpodobnost trapasu je vysoká a může znehodnotit veškerou vynaloženou snahu.
Potřebujete profesionální radu? Ozvěte se mi.
Václav Hadrava